Gestion - - Léna Meynard

Trucs et astuces pour optimiser votre gestion du temps

Savoir organiser son temps et déterminer ses priorités efficacement est indispensable lorsque l’on gère un salon de coiffure, un institut de beauté ou un spa. En effet, ces secteurs, connus pour être aussi passionnants que chronophages, évoluent constamment et nécessitent donc une organisation optimale en toutes circonstances.

Choisissez un agenda adapté

Il n’y a rien de pire qu’un agenda illisible pour perdre en productivité tout au long de la journée. Pour optimiser votre temps, il est donc indispensable que vous sélectionniez les bons outils pour vous accompagner dans la gestion de votre activité. Oubliez donc l’agenda papier qui – s’il a un certain charme – ne permet absolument pas de prendre en compte les nombreuses contraintes d’organisation qui pèsent sur votre profession. Privilégiez un agenda en ligne qui pourra être consulté à partir de n’importe quel support numérique (smartphone, ordinateur ou tablette) et modifié à tout moment. Toutefois, assurez-vous qu’il dispose des fonctionnalités adaptées à vos besoins organisationnels particuliers. Par exemple, l’agenda en ligne Flexy vous permet à la fois de gérer le planning de votre personnel et vos équipements. Les réservations effectuées sur votre site internet y sont automatiquement enregistrées et, grâce à la fonctionnalité « recherche de disponibilité », la prise de rendez-vous par téléphone est grandement simplifiée !

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Maîtrisez l’art de la planification

Optimiser le temps dont vous disposez repose avant tout sur une anticipation et une planification efficace des différentes tâches qui vous attendent. Si le choix de l’agenda représente un prérequis indispensable, il est tout aussi essentiel de se projeter dans l’avenir et de construire un calendrier marketing solide. Pour ce faire, commencez par lister les dates des principaux temps forts qui marqueront l’activité de votre salon, institut ou spa. Noël, 1er de l’an, Saint-Valentin, Fête des mères, Fête des pères, Fête des Grands-Mères… Tous ces évènements représentent des moments clés à même de vous permettre d’augmenter votre chiffre d’affaires et de gagner en visibilité. Vous devez donc impérativement déterminer à l’avance vos objectifs, définir votre cible et choisir les offres promotionnelles que vous mettrez en place. Il vous faudra également réfléchir à la manière dont vous communiquerez autour de ces offres. SMS marketing, e-mailing, réseaux sociaux… De nombreux leviers peuvent être actionnés pour faire la promotion de votre établissement !
Grâce à ses nombreuses fonctionnalités, Flexy représente un atout fort pour construire le calendrier marketing de votre salon. Le fichier clients vous permet en effet de connaître l’historique des rendez-vous et des achats de toutes les personnes qui fréquentent votre établissement et ainsi de sélectionner des offres en parfaite adéquation avec leurs besoins et habitudes. De plus, il est possible de programmer l’envoi automatique de SMS marketing personnalisés pour un gain de temps supplémentaire !

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Identifiez vos priorités en un coup d’oeil

Vous vous plaignez souvent de ne pas avoir suffisamment de temps pour accomplir toutes les tâches qui accompagnent votre fonction de gérant ? Et si vous manquiez seulement d’organisation ?
Lorsque l’on gère un salon de coiffure, un institut de beauté ou un spa, il est fréquent de devoir faire face à des périodes de rush, notamment à l’approche des grands évènements qui rythment l’année. Ces moments, très importants pour la santé de votre entreprise, sont l’occasion de booster votre chiffre d’affaires et d’attirer une clientèle nouvelle. Il est donc essentiel que vous sachiez vous organiser et identifier vos priorités durant ces périodes charnières. Pour ce faire, vous pouvez utiliser la matrice d’Eisenhower <-qui doit son nom à son créateur, Dwight David Eisenhower, le 34ème Président des États-Unis. Cet outil de gestion du temps permet de distinguer l’urgent de l’important et ainsi de classer naturellement vos tâches par ordre de priorité. Disponible sous la forme d’applications mobile – Focus Matrix chez IOS et My Effectiveness chez Android – il est idéal pour apprendre à faire face plus sereinement aux imprévus et optimiser le temps dont vous disposez durant les périodes de surcharge de travail.

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Pensez à déléguer

Pour gérer vos priorités efficacement, il est indispensable que vous développiez votre capacité à déléguer. En effet, la gestion d’un salon de coiffure, d’un institut de beauté ou d’un spa implique souvent de travailler en équipe : en acceptant de vous appuyer sur vos collaborateurs lorsque c’est nécessaire, vous gagnerez incontestablement en efficacité.  De plus, déléguer est aussi l’occasion de donner plus de responsabilités aux membres de votre équipe qui désirent évoluer et cela peut incontestablement contribuer à augmenter l’engagement et la motivation. N’hésitez donc pas à leur confier des tâches pour lesquelles ils semblent manifester de l’intérêt, que cela concerne la gestion des stocks du salon, la boutique en ligne, les réseaux sociaux ou encore l’application mobile… Vous ferez ainsi l’économie d’un temps précieux vous permettant, par exemple, de réfléchir à de nouvelles orientations pour développer  votre activité commerciale.
Conscient de ces enjeux, Flexy vous offre la possibilité d’intégrer vos collaborateurs au logiciel. À chaque nouvelle réservation en ligne, ces derniers sont automatiquement notifiés par e-mail des rendez-vous les concernant. Ils peuvent ainsi s’organiser en conséquence, délestant leur manager de certains aspects organisationnels chronophages.

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Faites le point régulièrement

Gagner du temps et de la productivité, c’est aussi savoir s’arrêter quelques minutes pour prendre du recul et faire le point sur l’activité de votre établissement. Grâce aux statistiques Flexy, vous avez la possibilité de suivre les performances de votre salon en un clic via un tableau de bord personnalisé. Vous pouvez notamment visualiser la progression de votre chiffre d’affaires sur une période donnée, connaître le taux d’occupation, identifier les collaborateurs qui ont vendu le plus de produits ou encore repérer les prestations qui ont le plus de succès. Et, si les résultats observés ne correspondent pas à vos attentes, vous pouvez alors mettre en place des actions correctives, en challengeant vos équipes afin de les remobiliser, en créant de nouvelles offres promotionnelles pour fidéliser votre clientèle existante ou en étoffant votre carte de soins de manière à toucher de nouveaux clients. L’idéal ? C’est d’effectuer ce suivi d’activité régulièrement, chaque début de semaine par exemple. Inutile d’y consacrer beaucoup de temps, 10 minutes peuvent suffire ! Et, les données peuvent même vous êtes envoyées par e-mail afin que vous puissiez les consulter à tout moment !

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Logiciel tout-en-un, Flexy apparaît comme une solution solide pour aider les professionnels de la beauté et du bien-être à optimiser leur gestion du temps au quotidien. Toutefois, pour exploiter l’ensemble de ses fonctionnalités, pensez à prendre de bonnes habitudes d’organisation, aussi bien pour les tâches urgentes que pour les projets à long terme. Vous souhaitez en savoir plus sur les nombreux avantages du logiciel ? Demandez votre démo, c’est gratuit !

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Rédigé par
Léna Meynard

Léna Meynard

« Il faut, avec les mots de tout le monde, écrire comme personne » disait Colette. Cette citation résume la ligne de conduite que je me suis fixée il y a six ans, lorsque j'ai choisi de faire de l'écriture mon métier. Pigiste en presse écrite nationale et régionale (Causette, L’Echo) et auteure d’un premier roman (À fleur de peau), j’exerce aujourd’hui l’activité de rédactrice indépendante. Ma passion ? M’immerger complètement dans l’univers des entreprises que j’accompagne !