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Le guide pour une gestion des stocks en 10 minutes par jour en salon

Immuable, la gestion des stocks est indispensable aux salons de coiffure et instituts de beauté pour répondre au mieux aux besoins des clients. Voici quelques règles et idées pour mieux optimiser ce passage obligé.

Soyez rigoureux et équipez vous des bons outils !

Un constat : à chaque clôture d’exercice, c’est la même chose ! Normalement, l’inventaire du stock, c’est simple : stock de départ + achats – produits utilisés ou vendus = stock d’arrivée (les produits étant valorisés au prix d’achat hors taxes). Sauf que… ça ne correspond que rarement au relevé effectué dans la réserve ! D’où une tendance au « bricolage » de dernière minute pour arriver à retomber sur ses pieds. « Un stock est par nature, toujours en mouvement et le flux des achats comme des ventes varie selon les mois, les tendances du moment… », rappelle Christelle Blais, à la tête du salon Capella Coiffure à Fontenay-Trésigny (77). Son secret tient en une petite phrase : « le b.a.-ba, c’est la rigueur ». Et surtout l’informatisation !
Opter pour Flexy, c’est faire un pas dans le monde numérique avec un système de caisse sécurisé qui vous fera notamment gagner un temps précieux sur la gestion de votre stock. Il offre un coût optimisé pour le salon, une analyse plus fine des stocks et un inventaire physique plus facile. Alors, plutôt que d’envisager la gestion du stock comme le spectre d’un prochain cauchemar, il est plus avantageux de se rappeler que c’est un excellent indicateur d’évolution de votre salon, la « photographie » précise de votre gestion. Souriez !

Centralisez et informatisez votre gestion des stocks

Beaucoup de salons et d’instituts sont partisans d’une responsabilité centralisée. La formule gagnante ? Réaliser un inventaire avec un seul interlocuteur privilégié par salon qui chapeaute et vérifie tout. Et pour le réapprovisionnement  des produits techniques ? L’idéal est que la personne de confiance puisse travailler de concert avec le coloriste pour un résultat constant et cohérent.
Dorénavant, dans la majorité des salons, le logiciel informatique, dont Flexy tient une place prépondérante pour enregistrer les livraisons (entrées de stocks) et les utilisations (sorties de stocks) qui sont pilotées automatiquement. Il reste définitivement le « super outil » qui permet au professionnel de connaître, en temps réel, l’état de ses stocks, de gagner du temps, mais qui ne dispense pas d’une organisation sans faille. Chaque commande est pointée à la livraison, puis enregistrée dans le logiciel Flexy. Si l’informatisation n’est pas encore le choix de tous les salons, elle évite pourtant le surstockage en fixant des seuils d’alerte. Dès qu’un niveau minimal de produits sur une référence est atteint, le système prévient le professionnel. Des points réguliers restent indispensables pour procéder aux ajustements nécessaires et anticiper les prochaines commandes. À chacun sa méthode pour organiser au mieux le stock technique. Certains éditent par exemple, des feuilles hebdomadaires pour les mises à jour et instaurent, une bannette où les emballages de chaque produit sont récoltés. Un bon point pour le tri sélectif !
Du clavier où sont consignés les produits à l’option du tri, rien n’est laissé au hasard… Maniaques, les coiffeurs ? Evidemment on ne comptabilise pas un fond de pot, en revanche, les produits à demi entamés doivent aussi figurer sur l’inventaire. Idem pour les produits employés lors d’un training, les shampoings offerts aux fidèles clients, le nouveau spray distribué aux collaborateurs.

Créez des rendez-vous annuels pour votre gestion de stock

Pourquoi soigner l’inventaire du stock ? D’abord parce que c’est une obligation légale (article L123-12 du Code de commerce), il constitue un élément du patrimoine du salon, et doit, à ce titre, apparaître à l’actif du bilan. Ensuite, c’est bien connu, parce que c’est un des moyens de contrôle de l’activité utilisé par le fisc : plus précisément, ses agents disposent de « coefficients » donnant la mesure d’une consommation normale de produits par rapport au chiffre d’affaires. Si les chiffres s’en écartent trop, un contrôle plus approfondi menace. Mais ce n’est pas tout ! Avant tout, cela permet de mesurer la qualité de sa gestion. Car le montant des stocks pèse directement sur la trésorerie, qui est un autre poste de l’actif du bilan. Or certains coiffeurs ou esthéticiennes, par un excès de stocks, grèvent leur trésorerie qui se retrouve presque à zéro et risquent de perdre de l’argent en frais financiers liés à des découverts. Et chacun sait que pour une petite entreprise, la trésorerie, c’est le nerf de la guerre. L’inventaire permet aussi de savoir s’il n’y a pas trop de produits utilisés, voire des vols…

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Procédez à des vérifications régulières

Et côté vente, la tâche n’est pas forcément plus aisée. Car, nombre de produits utilisés par les coiffeurs sont aussi proposé à la vente. Avec le logiciel Flexy, les produits sont clairement identifiés et affectés, dès la commande, au pôle technique ou au pôle vente, car leur coefficient fiscaux sont différents surtout au moment de l’inventaire. Là encore la régularité est de mise : une vérification rapide est une garantie contre les écarts que l’on peut repérer plus facilement et corriger au fur et à mesure. Et les erreurs se faufilent vite. Les exemples cités par les uns ou les autres n’ont rien de dramatique, à condition, bien sûr, de pouvoir rectifier le tir. L’erreur majeure, c’est d’attendre à la dernière minute !

Optimisez vos commandes fonction de vos besoins réels

En fait, l’inventaire, c’est une question de saine gestion du stock durant toute l’année. Car même si dans l’artisanat, la coiffure est l’un des secteurs où l’on compte les stocks les plus faibles (que l’on songe seulement à la restauration avec les alcools), ils ont tendance à croître avec le développement de la revente. Bien sûr, un institut ou un salon doit construire son stock en fonction de ses besoins. Les critères ? Le nombre de collaborateurs, le pourcentage revente, le nombre de couleur que l’on pense faire par jour, le positionnement du salon, le pourcentage de clients fidèles, les habitudes de travail, les tendances du moment… Il est impératif aussi de ne pas multiplier les références car les nouveautés sont fréquentes et les marques, nombreuses. Opter pour des gammes courtes et/ou basiques.
L’inventaire est un moyen de faire le point sur son stock mais aussi l’occasion de s’interroger sur son mode de gestion. Plus le stock est important, plus l’inventaire sera compliqué. Mais pas seulement… « Un trop gros stock c’est de l’argent qui dort et du gaspillage », remarque Christelle Blais qui a longtemps redouté l’accumulation des produits. Avoir un budget précis pour les commandes et connaître ses besoins selon les mois, évitent ces désagréments. À retenir : un stock bien géré correspond en général, à environ un tiers ou un quart des besoins annuels. Ce point d’équilibre entre produits commandés et produits utilisés est la clé de voûte d’une bonne gestion du stock. Si le stock n’est pas tenu à jour, on commande davantage, et plus souvent ! Résultat : on explose le budget. Dès lors, il est préférable d’ajuster ses besoins pour des commandes moins fréquentes mais plus importantes. Une gestion économique et rationnelle, qui se traduit aussi par des remises intéressantes consenties par les marques à partir d’un certain volume. L’avantage de ces commandes mûrement réfléchies ? Un pôle vente plus dynamique, qui permet une réelle réactivité par rapport à une tendance ludique, des produits « niches » avant-gardistes ou des exclusivités intéressantes.

Soyez intransigeant sur le rangement

Autre point à ne surtout pas négliger : le rangement. Des produits bien rangés, c’est la garantie d’un stock bien tenu. Classifier intelligemment en optant pour un rangement fonctionnel, peu profond, de préférence coulissant (mieux que l’empilage) afin de pouvoir retrouver facilement chaque produit mais aussi d’éviter, à tout prix, d’éparpiller les produits entre la réserve, les placards, la cave. Préférer un seul endroit réservé à cet effet. Éviter de garder les produits trop anciens ou qui ne se vendent plus, car ils alourdissent le bilan : détruisez-les, utilisez-les pour un training ou négociez leur reprise par le fournisseur.

L’équipe Flexy est là pour vous doter et vous accompagner à trouver les meilleures solutions pour développer le business de votre salon, manager de façon efficace vos équipes. Découvrez les outils qui vous correspondent . Demandez votre démonstration, c’est gratuit !

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Rédigé par
Angele Delmas

Angele Delmas

J'ai débuté ma carrière journalistique à Europe 1. À partir de 1995, je me dirige vers la presse écrite et me passionne pour la coiffure. J'intègre différentes rédactions, dirige celle de Coiffure de Paris. Puis, je choisis l’indépendance, poursuis ma route avec la même boulimie d’apprendre et surtout de partager. Désormais, j'écrit pour de nombreuses publications. Outre la rédaction, j'ai aussi d’autres passions comme la botanique et la céramique. Et, je continue d’arpenter le monde en quête de goûts et de couleurs. Mon plan pour l’avenir ? « Écouter mon coeur. »