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5 choses à faire avant la réouverture à la fin du confinement Covid-19 des instituts et salons de coiffure

La fin du confinement des instituts et salons de coiffure va bouleverser le quotidien et les habitudes. C’est toute l’organisation en de votre activité qu’il va falloir repenser pour répondre aux consignes spécifiques ordonnées par le gouvernement. Répondre à ces nouvelles mesures pour lutter contre l’épidémie Covid-19 (Coronavirus) tout en assurant la rentabilité de votre salon va relever d’un sacré challenge. Flexy vous livre quelques conseils pour anticiper la reprise. Retrouvez, en fin d’article, le replay du live avec Ilan Koskas qui vous fait la démonstration des différents éléments à mettre en place pour la réouverture.

1. Faites le point sur votre agenda pour anticiper la fin du confinement des instituts et salons de coiffure

Ouvrez votre agenda à la prise de rendez-vous

Vos client(e)s l’attendent depuis des semaines : la réouverture des prises de rendez-vous. Vous avez certainement été très sollicité par de nombreuses demande de réservations pendant le confinement. Vient alors l’heure de la gestion de tous ces rendez-vous à caler dans l’agenda. Un vrai casse-tête. La réservation en ligne vous sauvera des heures précieuses de gestion et d’organisation, à condition de bien paramétrer votre logiciel. Attention à ne pas commettre d’impair et de ne pas laisser de créneaux ouverts à la réservation avant la fin du confinement des instituts et salons de coiffure.

Configurez des horaires d’ouverture étendues pour la reprise

Avez-vous pensé à proposer des horaires d’ouverture aménagées ? Cette réadaptation de votre planning présente plusieurs avantages. Intérêts parmi lesquels vous assurez une meilleures fluidité des passages dans l’espace de votre salon. Les mesures de distanciations sociales pourront alors être appliquées de la meilleure manière qui soit. Ouvrir plus tôt et / ou fermer le rideau de votre salon un peu plus tard est également une solution pour optimiser son planning de réservation et s’assurer de contenter un maximum de client(e)s dès la réouverture. Pour cela, modifiez vos créneaux sur votre logiciel de réservation en ligne pour la semaines ou les premières semaines de reprise. Réfléchissez également à un aménagement des horaires des plannings de vos collaborateurs ainsi qu’une façon d’étaler leur rémunération sans trop impacter votre trésorerie dès la reprise.

Flexy vous accompagne pas à pas pour les paramétrages de votre agenda. Suivez le tuto !

Bonus Flexy : paramétrez sans aucun trou votre agenda

Rien de plus rageant que deux rendez-vous qui s’emboitent autour d’un temps creux dans votre agenda. La situation rêvée ? Des rendez-vous qui s’enchainent. Avec Flexy et son mode de remplissage optimal d’agenda les horaires proposées sont libérées au fur et à mesure afin de limiter les risques qu’une réservation en ligne puisse créer un trou dans votre agenda.

2. Adaptez vos prestations aux nouvelles mesures sanitaires d’accueil

Mettez en avant les prestations « compatibles » avec les mesures sanitaires

Seules les directives annoncées par le gouvernement seront celles à prendre en compte pour revoir votre organisation de salon. Les institutions de la coiffure et de l’esthétique (UNEC, CNAIB…) ne manqueront pas de les relayer également. Veillez à vous y référer pour envisager les mesures qui conditionneront l’accueil de vos client(e)s au salon. Il est essentiel de passer par une étape de vérification de l’adéquation des différentes prestations que vous proposez avec les mesures d’hygiènes sanitaires qui seront demandées. Faites le point. Réfléchissez aux aménagement possibles et gardez uniquement sur votre carte de prestations de reprise les prestations qui garantissent en tout point la sécurité de vos client(e)s comme de vos employé(e)s. Assurez vous de bien masquer à la réservation en ligne les prestations que vous ne pourrez pas réaliser.

Allongez le temps de vos prestations

Pensez également à ajouter du temps aux différentes prestations que vous proposerez. En effet, il est évidement que les étapes supplémentaires pour répondre aux conditions d’accueil en respectant les mesures d’hygiène augmentera le temps passé avec vos client(e)s. Vos gestes et mouvements seront également impactés par l’équipement préconisé que vous devrez porté. Ce sont des habitudes qu’il faudra reprendre petit à petit pour réaliser votre métier comme vous l’entendez. Pour garantir le meilleur service à vos client(e)s, ajustez si le pensez nécessaire, quelques minutes à vos prestations.

Ajoutez par défaut un temps de désinfection à vos prestations

Pour répondre aux besoins d’hygiène drastique pour lutter contre l’épidémie du Covid-19 (Coronavirus) dans les salons de coiffure et instituts de beauté il est important de prévoir du temps de désinfection. Les espaces tout comme le matériel devront être minutieusement nettoyés selon un protocole bien précis. Il faudra également penser à s’occuper de la gestion du linge utilisé et des outils de protection de vos équipes (masques, visières…) qui devront être changés régulièrement. Tout cela va prendre du temps. Mieux vaut donc l’anticiper et accorder un temps précis dans votre agenda spécifiquement dédié à cela.

Regardez comment cela se passe sur le logiciel Flexy. Et si vous n’avez pas encore accès à toutes ces fonctionnalités, venez faire un tour de la solution Flexy !

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Bonus Flexy : Ajoutez un produit “kit client” ou ajustez vos prix pour supporter le coût du matériel investit

Les conditions d’accueil évoquées plus haut entrainent un investissement conséquent. Il vous revient d’étudier si vous souhaitez imputer ce coût sur le prix de vos prestations ou le garder à votre charge. Si vous souhaitez l’intégrer à la note de vos clients, plusieurs solutions sont possibles. Vous pouvez tout simplement l’intégrer au prix de chaque prestation ou le dissocier en créant un produit « Kit client Covid-19« . Il vous faudra alors vous armer de pédagogie pour bien expliquer à vos client(e)s la démarche au moment de la réservation. La transparence est importante pour ne pas risquer l’incompréhension de votre clientèle.

3. Sécurisez votre planning

Activez les SMS de rappel afin d’éviter les no-shows

En cette période chargée que représente la réouverture des instituts de beauté et salon de coiffure, il est impensable de voir son agenda troué comme un gruyère au fil de la journée. Pour éviter ce genre de déconvenue, activez les rappels de rendez-vous automatiques. Complètement intégrés dans les habitudes de consommation et du parcours client, les SMS de rappel de rendez-vous sont un indispensables pour éviter les rendez-vous non-honorés. Rendez-vous compte que la perte moyenne liée aux rendez-vous non-honoré pour un salon représente près de 1 500€ de CA perdu. Hors de question d’en arriver là d’autant plus compte tenu du contexte.

Activez la prise d’acompte ou le paiement en ligne des prestations pour sécuriser vos rendez-vous et ainsi éviter d’avoir à encaisser vos client(e)s le jour J.

Autre moyen de sécuriser votre agenda et vos rendez-vous : l’acompte à la réservation. À la fin du confinement des instituts de beauté et salons de coiffure, l’affluence devrait être importante. Pour sécuriser vos rendez-vous, demandez un acompte de jusqu’à 30% du montant des prestations disponibles à la réservation. Il faut avoir en tête que les réservations en ligne sécurisées avec un acompte réduisent en moyenne de 80% le risque de rendez-vous non-honoré. Intéressant ! Et si le besoin de renflouer la trésorerie du salon de façon urgente se fait sentir, vous pouvez également exiger le paiement total à l’avance.

4. Priorisez la prise de rendez-vous de vos clients fidèles pour la fin du confinement des instituts et salons de coiffure

Paramétrez des prestations « cachées » pour vos top client(e)s

Difficile de répondre à toutes les demandes des client(e)s. Entre celles qui avaient rendez-vous pendant le confinement, celles qui n’en peuvent plus d’attendre de vous retrouver, il va falloir réussir à prioriser. Si vous choisissez de privilégier vos client(e)s les plus fidèles ou les client(e)s qui avaient déjà pris rendez-vous, il vous faut trouver un moyen de leur ouvrir la réservation en ligne en avant première. Vous vous éviterez ainsi le casse-tête des longs appels téléphoniques.

Le logiciel Flexy vous permet de configurer ce type de prestation. Vous voulez en savoir plus sur le logiciel ? Demandez votre démo avec un de nos experts !

Envoyez une campagne de SMS marketing pour prendre rendez-vous en ligne en avant première

Pour indiquer à vos top client(e)s l’accès en avant première ou informer de cet accès privilégié, misez sur une communication par SMS. Cet outil marketing a un retour sur investissement très intéressant. En temps normal, les campagnes de SMS marketing ont un taux de lecture qui s’élève à 95% Ces résultats sont décuplés en période de confinement. Pour communiquer efficacement, vous savez ce qu’il vous reste à faire !

Programmez une série de notifications push

Le champ d’action qui nous est donné dans ces conditions d’épidemie Covid-19 est propice à des opérations de notifications push. En effet, là où les coûts et les délais pour élaborer une campagne marketing classique peuvent être une contrainte, voire un frein, une campagne marketing mobile n’a que des avantages. Chez Flexy, grâce à votre application mobile client, ces communications en notifications push sont illimités. Profitez-en !

5. Mettez à jour votre site pour communiquer sur les mesures mises en place à la fin du confinement des instituts et salons de coiffure

Affichez sur votre site une bannière montrant que vous prenez des mesures d’hygiènes adéquates pour accueillir vos clients.

La communication va être un des points clé stratégique de votre reprise. Afin d’informer clairement votre clientèle, utilisez tous les moyens qui vous sont donnés. Page Facebook, Instagram mais aussi et surtout votre site de réservation en ligne.

banner site internet annonce condition hygiene salon

La team Flexy vous a préparé un kit de communication spécifiquement développé pour annoncer les mesures de précaution sanitaires appliquées dans votre salon. Vous y retrouverez ce visuel ainsi que d’autre propositions l. Téléchargez gratuitement votre kit de communication mesures d’hygiène Covid-19.

banner kit hygiene covid-19

Rappelez dans le descriptif de prestation les conditions d’accueil

Une condition d’accueil différente de ce dont ont l’habitude vos client(e)s ? Informez les des ajustements que vous avez apporté pour vos différentes prestations. Plus vous les préviendrez en amont, mieux l’expérience pourra se dérouler en toute sérénité. Profitez de la fin de confinement pour repasser sur vos descriptifs de prestations et intégrez les indications qui pourraient être nécessaires.

Lancez une campagne de SMS marketing pour annoncer la réouverture

Inutile de vous rappeler qu’en période de confinement tout le monde est accroché à son téléphone. L’impact de cette campagne de SMS sera automatiquement très intéressant. En témoigne l’expérience de ce coiffeur  Barber and Co. « Je viens d’envoyer le sms et la première semaine est presque complète !  » À peine envoyée, sa campagne de SMS marketing pour annoncer la reprise des rendez-vous en ligne a donné ses premiers résultats. En moins de deux heures il avait déjà rempli sa semaine de reprise.

message storie abrber and co

Replay live Facebook avec Ilan Koskas : démonstration des 5 conseils pour la réouverture des salons et instituts

 

Prêts pour la réouverture ? Flexy met en oeuvre tout un plan d’action pour vous permettre d’accéder au meilleurs outils et continuer ainsi à développer votre activité malgré les difficultés que la crise sanitaire Covid-19 nous impose. Des questions sur ces outils ? Profitez d’un entretien personnalisé avec l’équipe Flexy pour faire le point sur vos besoins ! 

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Rédigé par
Leslie Bazelot

Leslie Bazelot

Tombée un peu par hasard dans l’univers de la mode et de la coiffure, c’est au coeur de la rédaction du magazine Biblond.com que j’apprends et je découvre ce secteur fascinant. Après 6 ans à suivre les créations et les actualités du monde de la coiffure, j’ai ensuite fait mes armes en tant que freelance pour accompagner des marques comme Jean Claude Aubry, Christophe Robin dans leur communication. J’ai également exploré les enjeux du B to C et de l’e-commerce cette fois, en participant à la rédaction pour le blog Birchbox. Aujourd’hui, ce qui m’anime ? Le partage de bonnes pratiques et astuces business.