Gestion - - Juliette Vergnaud

Comment gérer le rush en salon

Dans la vie d’un institut, d’un spa ou d’un salon de coiffure, certaines périodes sont charnières pour faire un bon chiffre d’affaires. Le rush des fêtes de fin d’année en sont le plus bel exemple. Chaque année, tous les professionnels se préparent à vivre des semaines intenses où tout doit être parfaitement orchestré. Il n’y a pas le droit à l’erreur. Flexy vous donne les grands points à garder en tête toute l’année pour que tout se déroule parfaitement bien même quand l’activité s’accélère en boutique.

Anticipez les missions

Il y a le rush qu’on ne peut pas prévoir surtout si l’on pratique des prestations sans rendez-vous, certes. Mais souvent les périodes d’affluence peuvent être anticipées par une bonne organisation pour que la surcharge de travail ne se ressente pas par les clients.

Préparez les stocks pour le rush

Claire Merlin, gérante de l’institut Bio’ty Zen à Herblay, explique qu’elle et son équipe préparent en amont les coffrets cadeaux pour ne pas avoir trop de temps à passer sur les emballages au moment de les vendre. “ Pour la période de Noël, on prépare tous les coffrets  et tous les prix à afficher début décembre, et on se fait un stock de sacs avec des échantillons dedans. Pour les bons cadeaux, on note les dates de validité à l’avance également.”

Fixez les rendez-vous en amont

David Baehr, gérant du salon Need coiffeurs-créateurs à Strasbourg nous indique qu’il faut gérer au maximum le rush et les rendez-vous en amont. “ C’est bien si chaque cliente peut anticiper son rendez-vous suivant. Ca nous permet d’avoir une vision à moyen terme.”
Plus les plannings sont remplis à l’avance, plus vous pouvez vous dégager du temps.
Claire Merlin explique que lorsque qu’il y a de nombreux rendez-vous pris en ligne en avance pour le même jour, elle essaie de tout regrouper dans une seule cabine (dans la mesure du possible). Bonne astuce pour ne pas refuser des clients sans rendez-vous même sur des prestations qui prennent beaucoup de temps. Pour que cette méthode soit efficace, elle conseille de regarder les plannings au maximum tous les deux jours.

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La motivation d’équipe s’avère importante dans des situations de surcharge de travail.
Si le rush est récurrent et donc prévisible, Claire Merlin conseille d’encourager sa team en lui prévoyant une sortie collective ou un petit présent à offrir en récompense pour le travail fourni. “Après le rush des fêtes, en janvier, on se fait une restaurant avec tout l’équipe et on s’offre nos cadeaux de Noël.” affirme-t-elle.

Détendez l’atmosphère en période de rush

Et pour que le travail soit fait sans stress et dans la bonne humeur, on le rend plus festif. Dans l’institut Bio’ty Zen, on twiste tout en version fêtes à la fin de l’année. Les costumes prennent des teintes rouge et blanc pour Noël, et on se met sur son 31 pour la Saint-Sylvestre. Les heures de travail passent plus vite dans la sérénité.

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Décalez les rendez-vous qui peuvent attendre

Claire Merlin explique aussi qu’elle repousse à la rentrée un maximum de rendez-vous qui correspondent à des bons cadeaux. “Souvent les clients remarquent à la dernière minute qu’il ne leur reste que très peu de jours pour profiter de leur soin. On leur explique qu’on accepte volontiers de les prendre juste après le rush, même si leur bon n’est plus valable.” explique l’experte.

Prévoyez large pour éviter le rush

David Baehr, lui, anticipe les dépassements de timing en prévoyant des créneaux larges pour chaque prestation. “Quand il y a une réservation en ligne, on cale à chaque fois un créneau entier, ça évite les surprises ou le speed inutile. En effet, quand les rendez-vous sont pris par internet, on ne connaît pas la nature de cheveux du client, on ne sait pas non plus s’il va vouloir ajouter un soin par exemple. En réservant une longue plage horaire pour chacun, cela me permet de faire des ajustements au cours de la journée, entre ceux qui prennent plus de temps et ceux qui prennent moins de temps que prévu.”

Ajustez les prestations

Une autre façon de pouvoir satisfaire un maximum de clients sans se laisser dépasser par le temps est de proposer des services moins chronophages. David Baehr nous explique que pour décharger ses plannings, il “refait juste une partie de la prestation sans refaire toute la technique ou toute la tête. Par exemple pour des colorations, des tie and dye.”
Il propose à ses clients des dispositifs qui prennent moins de temps, qui sensibilisent moins les cheveux et qui coûtent moins chers. De son côté, il peut contenter un plus grand nombre. Tout le monde est gagnant.

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Dématérialisez les supports

  • “Avec la boutique en ligne, cela libère beaucoup de temps dans notre espace physique. Le bons cadeaux sont faits directement via le logiciel Flexy. C’est très pratique et pas de risque de rupture de stock !” affirme l’esthéticienne. Grâce à la boutique en ligne Flexy, les ventes peuvent se faire à n’importe quel moment du jour ou de la nuit et cela ne vous prend pas la moindre seconde.
  • “On ne prend jamais toutes les techniques longues en même temps, on les répartit dans le planning.” déclare le coiffeur. L’agenda en ligne est beaucoup plus facile à modifier, à adapter. Pas de détails illisibles écrits trop rapidement. Plus de flexibilité pour le consulter.
  • Avec une application mobile ou un site internet, vous pouvez informer vos clients de vos temps forts et anticiper le nombre de personnes intéressées via vos outils numériques. Côté staff, cela permet d’envisager de prendre une personne supplémentaire pour quelques jours si besoin.

Misez sur la qualité du service

Le bon accueil des clients est primordial pour que chaque poste soit géré harmonieusement. L’hôte d’accueil a une mission clé sur ce sujet : en cas d’attente, il peut leur expliquer la situation et leur offrir une boisson par exemple. Il gère les prises de rendez-vous sans qu’il n’y ait de temps rogné sur les prestations. Un agenda en ligne peut aussi être une solution pour ne pas avoir à répondre plusieurs fois au téléphone alors que vous êtes avec le même client. Vous aurez beau être un technicien hors pair, si vous vous interrompez sans cesse, vous risquez tout simplement de ne plus revoir la personne.

Répartissez les tâches

Dans les périodes de rush, il faut savoir déléguer certaines missions. Pour les coiffeurs, demandez aux juniors de votre équipe de ne s’occuper que des techniques sur une période (courte) donnée pour que les seniors avancent rapidement sur le reste de la coiffure. Mettez une personne dédiée pour chaque poste pour éviter les trous et les moments d’attente. En revanche, ne commencez pas à former un stagiaire pendant une période de rush. Mieux vaut négociez un début après la période intense ou le prévenir que les premiers jours seront particuliers et non représentatifs de ce qu’il fera tout au long de son stage.

Avez-vous à présent toutes les clés en main pour gérer votre salon ou votre boutique avec tranquillité ? Le rush fait partie de votre métier de service, mais il est préférable que vos clients ne le sentent jamais. Faites confiance en votre équipe et en vous-même et profitez d’une solution numérique pour vous simplifier la vie et vous faire gagner un maximum de temps. Flexy vous propose un entretien personnalisé gratuit pour étudier avec vous comment optimiser votre temps de gestion. Profitez-en !

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Rédigé par
Juliette Vergnaud

Juliette Vergnaud

Après avoir occupé le poste de rédactrice en chef adjointe pour le site du magazine Vogue, j'ai rejoint le site du magazine ELLE pour y décrypter les dernières innovations soins et coiffure en qualité de cheffe de service Beauté. Je me suis ensuite orientée vers une entreprise digitale: Birchbox au poste de directrice des opérations éditoriales. Aujourd'hui consultante éditoriale notamment pour Lancaster, j'adore dénicher des bons plans et raconter pour les marques des histoires qui font rêver.