Gestion - - Julie De Los Rios

12 idées reçues sur la réservation en ligne

L’essayer, c’est l’adopter… Et pour cause ! La réservation en ligne a changé la vie des professionnels comme de leurs clients. Quand ces derniers peuvent prendre leur rendez-vous à tout moment – n’oublions pas qu’en moyenne, 50 % des rendez-vous sont pris hors des horaires d’ouverture – , les professionnels en salon, spa ou institut peuvent  se concentrer à leur activité. Pourtant, des rumeurs et des fausses informations continuent à circuler sur la réservation en ligne. Rétablissons ensemble les vérités.

1. Les informations personnelles sont partagées.

FAUX !
Le règlement no 2016/679, dit règlement général sur la protection des données (RGPD) constitue un texte de référence en matière de protection des données à caractère personnel. Il renforce et unifie la protection des données au sein de l’Union Européenne. Adopté par le Parlement européen le 14 avril 2016, ses dispositions ont été applicables dans les 28 Etats membres de l’UE à partir du 25 mai 2018. Le logiciel Flexy étant “RGDP complient”, il protège ainsi les informations et les données clients intégrées au logiciel. Par conséquent, elles restent privées.

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2. L’agenda est à la merci du client.

FAUX !
C’est vous qui décidez de ce que vous souhaitez afficher à la réservation en ligne. Vous pouvez tout à fait proposer uniquement certaines prestations mais aussi uniquement certains certaines journées ! Vous avez donc complètement la main sur ce que vous proposez à la réservation en ligne à vos clients. Vous n’afficherez donc pas forcément tout votre agenda à vos clients ! Ainsi votre agenda se remplit de manière efficace.

3. Les concurrents peuvent prendre rendez-vous pour bloquer mes créneaux libres.

FAUX !
La réservation en ligne est un moyen efficace de sécuriser son planning. Flexy, a mis en place tout un système pour vous permettre de vérifier les coordonnées des clients mais pas uniquement ! En effet, la vérification du numéro de téléphone est une étape clé importante que Flexy propose. Et pour sécuriser encore davantage le procédé de prise de rendez-vous en ligne, vous pouvez également demander un acompte voire le règlement total de la prestation dès la réservation. De quoi décourager vos pires ennemis, c’est certain !

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4. Il est impossible d’obtenir des réponses ou des informations sur une prestation au préalable.

FAUX !
Comme quand vous renseignez une personne par téléphone, les client(e)s qui prennent rendez-vous en ligne peuvent obtenir tous les réponses à leurs questions. À condition que vous ayez au préalable détaillé toutes les informations sur les fiches “prestation”. Contenu, protocole, prix, durée… Le client peut tout savoir, voir plus que ce que vous auriez pu lui dire par téléphone, avant de venir dans votre salon, spa ou institut.

5. Je ne peux pas établir le bon prix sans diagnostic au préalable.

FAUX !
Si vous paramétrez correctement votre compte, vous pouvez diriger votre cliente vers la bonne prestation. Finalement, établir un bon diagnostic par téléphone est aussi difficile que par internet. Vous pouvez aussi proposer un rendez-vous à réserver sur votre site pour un consultation par Skype ou Facetime de 5 min pour réaliser un diagnostic et établir le prix de la prestation à venir.

6. Prendre un rendez–vous en ligne, c’est long et compliqué.

FAUX !
Certaines tâches administratives à faire en ligne nécessitent tellement d’étapes que ça en devient décourageant. Ce n’est pas le cas d’une prise de rendez-vous par la solution Flexy. En effet, tout est pensé pour faciliter la vie du client. En quelques clics, il peut réserver son créneau horaire avec la personne de son choix, sa prestation et même ajouter quelques remarques. C’est encore plus vrai avec la nouvelle fonctionnalité Reserve With Google (la fonctionnalité de réservation par Google) en exclusivité chez Flexy. 

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7. La cliente ne peut pas savoir combien de temps va prendre la prestation.

FAUX !
Et ce n’est certainement pas elle qui va choisir ou définir ce temps de prestation. Vous pouvez pré-paramétrer votre site pour avoir une estimation du temps en demandant leur longueur de cheveux par exemple. Ainsi vous pourrez ajuster et optimiser au mieux les temps de prestations. Inspirez-vous du site de
Jérémy et Pierrick, par exemple, ont défini différents temps de prestation selon différentes longueurs et prestations.
Aussi, une fois votre cliente venue au salon, vous pouvez également retenir automatiquement un temps particulier et le personnaliser pour chaque cliente. De cette façon, à la réservation suivante c’est le temps personnalisé qui sera retenu sur votre agenda et non le temps indicatif initial.
Mieux encore : l’agenda en ligne de Flexy permet de gérer les temps de pose pour les prestations en plusieurs étapes. Le temps d’une coloration, par exemple, le coiffeur peut s’occuper d’un autre client pendant le durée de pose du produit, précisée sur l’agenda.

8. Je vais avoir des trous dans mon agenda.

FAUX !
Grâce à son système agenda “anti-gruyère” et son mode de remplissage optimal, vous ne connaîtrez pas ce type de désagréments. En effet, sur l’interface du logiciel proposé par Flexy, vous pourrez paramétrer le temps entre deux horaires proposé aux clients pour prendre rendez-vous. Quand le client réserve un créneau, le système libère les horaires au fur et à mesure pour éviter les risques de trou dans l’agenda. Plus vous choisissez un temps long sur les différents créneaux, plus vous limiterez les trous dans l’agenda. Vous avez peu de rendez-vous le jeudi après-midi ? Pour optimiser cette demi-journée, vous pouvez sélectionner des temps plus courts (toutes les demi-heures par exemple). Quand le client cherchera un rendez-vous, il verra alors qu’il a plus de possibilités ce jour-là. Autre fonctionnalité proposée par Flexy qui évitera les trous dans le planning : la gestion du yield management intégrée à la solution Flexy. Vous pouvez également organiser des “happy hours” et autres promotions dans les heures creuses (à communiquer par exemple par l’envoi d’un SMS marketing à votre fichier clients) ou les jours moins actifs de votre agenda pour optimiser votre taux de remplissage.

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9. Je vais devoir encore changer de matériel.

FAUX !
Bonne nouvelle : ce n’est pas parce que vous optez pour la solution tout-en-un de Flexy que vous allez devoir investir et changer d’ordinateur. La solution Flexy a été pensée pour vous connecter depuis n’importe quel support : ordinateur PC ou Mac, tablette ou smartphone. Vous pourrez donc utiliser le matériel que vous avez déjà au salon !

10. Mon logiciel de réservation ne saura pas qui pourra faire telle ou telle prestation dans mon équipe.

FAUX !
Grâce à la gestion des compétences, l’outil de réservation en ligne sait si telle personne est apte à faire une coloration ou un pose de vernis. Pas question de bloquer votre meilleur coloriste pour un brushing alors qu’un autre coiffeur peut le faire.

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11. Je vais perdre de l’argent.

FAUX !
Contrairement aux annuaires ou intermédiaires en ligne, Flexy ne prend aucune commission sur les réservations prise via votre site internet. Vous êtes seul maître de votre agenda. Donc aucune obligation à faire des promotions ou brader vos services si vous ne le souhaitez pas !

12 Le système de réservation en ligne ne saura pas gérer les différents postes ou matériels indispensable pour les prestations.

FAUX ! 
Vous n’avez pas forcément tout le matériel à disposition dans chaque cabine. Pas question d’avoir deux clientes pour un même service au même moment alors que vous ne pourrez pas assurer.
Grâce à Flexy, vous pouvez paramétrer les horaires d’utilisation de vos équipement. Pour cela, il vous suffira de cliquer sur la fiche descriptive de l’appareil que vous aurez au préalable remplie pour y établir les horaires à laquelle il sera occupé et donc non utilisable. Une prestation nécessite un temps plus long en cabine ? Vous pourrez également paramétrer ce type de contrainte en sélectionnant le temps où tel appareil sera bloqué.

Vous voilà incollable sur la réservation en ligne. Quand elle est bien faite grâce à un logiciel efficace et pensé pour éviter tous les pièges qu’elle peut présenter, elle est un allié de taille pour le quotidien des salons, spa ou instituts mais aussi pour leurs clients ! Gain de temps et d’argent, sérénité, flexibilité, meilleure gestion de l’agenda et du matériel… Vous aurez tout à gagner en l’adoptant. Et vous, vous êtes déjà passé à la réservation en ligne ? Vous en êtes satisfait ? Vous hésitez encore ? Demandez votre démo personnalisée auprès de l’équipe Flexy.

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Rédigé par
Julie De Los Rios

Julie De Los Rios

Après mes débuts sur Vogue.fr, je me suis lancée en tant qu’indépendante en 2007. Mes expériences ? Elle.fr, Glamour.com, Gqmagazine.fr, Next Libération, Fan 2, la Parisienne… Depuis 10 ans, je collabore régulièrement avec les Editions COTE, le Journal Marianne et le magazine Biblond. Mes domaines de prédilection ? La mode, l'horlogerie, la joaillerie, la coiffure et l’art de vivre en général. Ce qui me fait vibrer ? Rencontrer des passionnés pour transmettre leurs démarches au plus grand nombre.